10 KPIs, die jede moderne Betriebsgastronomie kennen sollte
Von Transaktionszeiten bis zu Teller-Retouren – was wirklich zählt
In der Betriebsgastronomie sind Kennzahlen mehr als nur Zahlen. Sie sind der Schlüssel zu effizienteren Abläufen, weniger Lebensmittelabfälle und zufriedeneren Gästen. Wir haben die 10 wichtigsten KPIs zusammengestellt, die Betreiber von Mensen, Kantinen und Betriebsrestaurants im Blick behalten sollten.
1. Durchschnittliche Transaktionszeit pro Gast
Die Transaktionszeit misst, wie lange der Bezahlvorgang pro Gast an der Kasse dauert. Schon wenige Sekunden Unterschied summieren sich bei hunderten Gästen pro Mittagspause zu langen Warteschlangen. Ein Wert von unter 20 Sekunden pro Gast gilt als Benchmark.
Mit Self-Checkout-Terminals, automatischer Speisenerkennung und kontaktlosem Bezahlen sinkt die Zeit signifikant. Gleichzeitig reduziert sich die Abhängigkeit vom Personal, da Gäste selbstständig bezahlen können. Betreiber erhalten durch die Auswertung dieser KPI einen klaren Hinweis, ob die Abläufe effizient sind oder Optimierungspotenzial besteht.
2. Anteil digitaler Zahlungen
Wie hoch ist der Anteil von Zahlungen per Karte, Smartphone oder Mitarbeiterausweis im Vergleich zu Bargeld? Ein hoher Digitalisierungsgrad verkürzt Abläufe, minimiert Kassendifferenzen und senkt Bargeld-Handling-Kosten.
Gerade in der Betriebsgastronomie ist der Trend klar: Gäste erwarten einfache, bargeldlose Prozesse. Moderne Kassensysteme unterstützen sämtliche gängigen Zahlungsmethoden und bieten zusätzlich die Möglichkeit, Mitarbeiterausweise als Zahlungsmittel zu nutzen.
3. Anzahl ausgegebener Essen pro Tag / Woche
Eine der klassischen Kennzahlen in der Gastronomie: Sie zeigt, wie viele Mahlzeiten tatsächlich verkauft werden. In Verbindung mit Wochen- oder Monatsdaten lassen sich Prognosen für Einkauf, Menüplanung und Personal ableiten.
Mit digitalen Kassensystemen können Betreiber diese Daten automatisch erfassen und mit Auswertungstools vergleichen – eine wertvolle Basis für die Kalkulation von Wareneinsatz, Personalbedarf und Umsatz.
4. Retourenquote
Wie viel Essen landet wieder in der Küche oder auf dem Rückgabetablett? Tellerreste sind nicht nur ein Nachhaltigkeitsthema, sondern auch ein Indikator für Akzeptanz und Qualität. Eine hohe Retourenquote kann auf zu große Portionen, unbeliebte Gerichte oder mangelnde Essensqualität hinweisen.
Durch gezielte Auswertung dieses KPI lassen sich Speisepläne anpassen, Portionsgrößen optimieren und Lebensmittelabfälle reduzieren. Digitale Feedback-Tools, z.B. via App, helfen zusätzlich, direkt von Gästen Rückmeldungen einzuholen.
5. Lebensmittelabfall pro Tag
Lebensmittelverschwendung ist sowohl ökologisch als auch ökonomisch problematisch. Mit einer Messung des täglichen Abfalls können Betreiber gezielt Maßnahmen zur Reduktion einleiten – von optimierter Menüplanung über flexible Portionsgrößen bis hin zu KI-gestützter Prognose.
Digitale Systeme helfen dabei, diese Daten automatisiert zu erfassen und mit anderen KPIs wie Retourenquote oder Essensausgaben zu verknüpfen.
6. Personaleinsatz pro Essensausgabe
Wie viele Mitarbeitende sind nötig, um den Kassiervorgang abzuwickeln? Diesr KPI wird besonders relevant, wenn Personalknappheit herrscht oder Stoßzeiten schwer planbar sind.
Self-Checkout-Systeme und automatisierte Prozesse können den Personaleinsatz um bis zu 30–40 % reduzieren, ohne dass die Servicequalität leidet. Statt an der Kasse zu stehen, kann das Team Gäste betreuen oder sich auf die Speisenausgabe konzentrieren.
7. Umsatz pro Gast / Transaktion
Wie viel gibt ein Gast im Durchschnitt aus? Diese Kennzahl zeigt, wie wirtschaftlich die Betriebsgastronomie arbeitet und wo Potenzial für Zusatzverkäufe besteht. Ein niedriger Wert deutet darauf hin, dass Upselling-Möglichkeiten (z. B. Desserts, Getränke oder Snacks) nicht ausgeschöpft werden.
Mit digitalen Kassensystemen lassen sich gezielt Bundles oder Zusatzangebote in den Verkauf integrieren und auswerten.
8. Wartezeit in Stoßzeiten
Die Wartezeit ist einer der wichtigsten Faktoren für die Gästezufriedenheit. Niemand möchte seine gesamte Mittagspause in einer Schlange verbringen. Betreiber können die durchschnittliche Wartezeit messen und so erkennen, ob zusätzliche Kassen, Self-Checkout-Terminals oder optimierte Abläufe notwendig sind.
Besonders in Großkantinen oder Mensen mit hohem Besucheraufkommen sind digitale Systeme ein Schlüssel, um den Durchsatz zu erhöhen.
9. Nutzungsquote digitaler Services
Digitale Vorbestellungen, Online-Menüansichten, Bezahl-Apps oder Self-Checkout: Diese Services verbessern das Gästeerlebnis – aber nur, wenn sie auch aktiv genutzt werden. Der KPI zeigt, wie stark Gäste digitale Angebote annehmen.
Ein hoher Wert signalisiert, dass die Digitalisierung auf Akzeptanz stößt. Ein niedriger Wert kann auf Kommunikationsdefizite oder unzureichende Usability hinweisen.
10. Verfügbarkeit technischer Systeme
Ein Kassensystem, das in Stoßzeiten ausfällt, sorgt sofort für Chaos. Deshalb ist die Systemverfügbarkeit eine der kritischsten KPIs überhaupt. Betreiber sollten Ausfälle, Störungen und Wartungszeiten dokumentieren und mit Zielwerten vergleichen.
Mit dem Service und Support der GiroWeb West können Betreiber sicherstellen, dass Systeme zuverlässig laufen – und im Ernstfall schnell wiederhergestellt werden.
Fazit
Die Betriebsgastronomie befindet sich im Wandel. Mit den richtigen KPIs können Betreiber nicht nur den aktuellen Status quo messen, sondern auch gezielt Verbesserungen einleiten. Von der Reduktion von Lebensmittelabfällen bis zur Senkung von Wartezeiten: Zahlen machen Erfolge sichtbar – und geben klare Handlungsempfehlungen.
GiroWeb West unterstützt Betreiber dabei mit digitalen Kassensystemen, Self-Checkout-Terminals, Speisenerkennung und zentralem Reporting. So werden KPIs nicht nur gemessen, sondern aktiv genutzt – für mehr Effizienz, Nachhaltigkeit und Gästezufriedenheit.